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Guia completo sobre KPIs de treinamento para o time de T&D

A imagem mostra alguns gráficos e métricas de KPIs de treinamento.

O treinamento é uma ferramenta essencial para o sucesso de qualquer negócio e deve ser uma atividade constante na organização. 

Para o sucesso de uma estratégia de aprendizagem, é necessário, para qualquer departamento de treinamento e desenvolvimento, rastrear e medir a eficácia dos programas de educação corporativa. 

E uma das maneiras mais fáceis de alcançar esse objetivo é definindo indicadores de treinamento, conhecidos como Key Performance Indicators (KPI’s de treinamento).

Mas afinal, quais são os principais indicadores de treinamento e como implementá-los? Acompanhe os tópicos a seguir!

O que é KPIs de treinamento?

Os KPI’s de treinamento e desenvolvimento (KPIs) são métricas utilizadas para a mensuração quantitativa dos resultados de treinamentos e capacitações. 

Eles ajudam a liderança a entender os efeitos dessas ações, proporcionando decisões mais assertivas, que passam a ser feitas com base nessas análises.

Além de avaliar o aprimoramento da equipe e a qualidade do treinamento, os dados de desempenho levantados durante a análise, facilitam a identificação de limitações dos envolvidos ou demais dificuldades no processo.

Exemplo de KPI de treinamento

Nos projetos de educação corporativa, é muito comum ver algumas organizações transformarem qualquer métrica de reação em KPIs sem uma justificativa aparente.

No entanto, o verdadeiro KPI é um indicador de extrema importância para o sucesso do projeto. 

Confira abaixo o que de fato é um KPI e o que é apenas uma métrica de avaliação de reação e conhecimento.

Para um projeto de treinamento de implantação de um sistema de gestão, os KPIs mais comuns são:

  • 90% dos usuários treinados até a data determinada;
  • 5% de erros no uso do sistema;
  • 85% dos treinados aptos para utilizar o sistema.

Já as métricas de reação e conhecimento, são indicadores que mensuram a eficiência do treinamento, focando em demonstrar:

  • quantas pessoas fizeram o treinamento;
  • quantas têm conhecimento do conteúdo ministrado;
  • quantas pessoas gostaram de participar.

Por exemplo, para o mesmo projeto de treinamento de implantação do sistema de gestão, as métricas mais comuns são:

  • 90% dos convocados participaram do treinamento.
  • Média 7 em uma escala de 0 a 10 na avaliação de aprendizagem.
  • 85% dos participantes avaliam o treinamento como ótimo/bom.

Apesar de necessárias, isso não é mais suficiente no T&D, é preciso ir além com os KPI’s. Tenha em mente que o investimento feito no treinamento corporativo precisa demonstrar o valor agregado que trouxe para o negócio!

Quais são os principais benefícios dos KPIs?

Os indicadores de treinamento e desenvolvimento (KPI’s) são fundamentais no processo de decisão das organizações e possuem grande relevância junto a projetos e-learning – medir e monitorar o desempenho destes planos é fundamental.

Mas quais são os principais benefícios dos KPIs? Separamos alguns aspectos desta ferramenta essencial para estabelecer metas e conquistar bons resultados nos seus investimentos, garantindo através de seu acompanhamento um sucesso perene nos treinamentos e demais operações:

Resultados quantificáveis

Os indicadores fornecem resultados mensuráveis e quantificáveis, permitindo que as estratégias sejam desenvolvidas e moldadas de acordo com a evolução dos projetos. 

Assim, garante que as melhores práticas sejam sempre estimuladas e que os resultados finais estejam sempre alinhados com os objetivos estipulados para cada treinamento.

Melhoria nos desempenhos individuais/coletivos

Os KPIs ajudam a identificar e medir as evoluções individuais e/ou coletivas dos colaboradores e departamentos envolvidos no treinamento. Com isso, permite que a companhia direcione seus investimentos de acordo com estas avaliações.

Aumento da eficiência 

A inclusão das métricas no dia a dia da operação torna mais claro aos colaboradores o que precisa ser feito para se chegar ao objetivo final, aumentando a motivação e a produtividade da força de trabalho. Além de permitir o direcionamento dos esforços de treinamento de forma muito mais assertiva.

Melhora no processo de tomada de decisão

KPIs mensuráveis e bem desenvolvidos ajudam a reduzir dúvidas e incertezas ao mesmo tempo em que capacitam os envolvidos no desenvolvimento do processo de aprendizagem a tomar as melhores decisões de forma clara e objetiva, conduzindo o treinamento na direção correta.

Alinhamento de metas

As métricas estabelecidas e comunicadas com transparência por meio da estrutura organizacional geram como resultado imediato o alinhamento geral de todos os departamentos e colaboradores em prol dos objetivos estabelecidos. 

Os KPIs transformam informações complexas e dados intrincados em direções compreensíveis acessíveis a todos os envolvidos no treinamento.

Orçamentos mais corretos e sustentáveis

As informações coletadas pelos KPI’s são capazes de direcionar de forma mais adequada os orçamentos e investimentos necessários para a realização do treinamento. Com isso, melhora os índices de ROI e garante uma aplicação mais inteligente dos recursos financeiros da companhia.

Os KPIs são excelentes auxiliares na condução de um projeto, na verificação de sua viabilidade e na mensuração de resultados. Mas, grande parte deste desempenho reside no trabalho realizado pelo time na construção dos seus próprios indicadores de desempenho.

Quais são os indicadores de treinamento?

Existem diversos KPI’s de treinamento capazes de avaliar os resultados dos treinamentos. Veja os 10 principais a seguir:

1. Taxa de adesão

O objetivo da taxa de adesão é analisar a relação entre o número de pessoas que foram chamadas para participar do treinamento e as que de fato aderiram ao curso.

Por exemplo, se 30 colaboradores foram convidados para fazer parte do treinamento, mas apenas 15 aceitaram o convite, a taxa de adesão será de 50%.

Esse indicador possibilita que os líderes avaliem a eficiência da divulgação, o interesse dos colaboradores pelo tema do treinamento e o engajamento de cada um com os objetivos e vontades da empresa.

É importante salientar que o engajamento e a participação da equipe no treinamento são essenciais para gerar efeitos positivos na organização. Por isso, faça uma análise profunda e busque entender os motivos pelo qual os colaboradores não quiseram participar.

2. Taxa de abandono

O objetivo desse indicador de treinamento é identificar quantos participantes desistiram do treinamento no meio do caminho.

Através da taxa de abandono, é possível descobrir falhas que podem estar relacionados desde o conteúdo do curso até a sua execução. Assim como certas incongruências entre aquilo que foi prometido e o que foi realmente entregue aos que aceitaram participar do treinamento.

3. Reação dos participantes

Por meio desse KPI, é possível medir a satisfação dos participantes. Porém, é importante ressaltar que os colaboradores podem ficar receosos ao expressar sua verdadeira opinião, temendo sofrer possíveis repreensões.

Por isso, deixe claro que o colaborador tem liberdade para dar seu feedback e a importância das suas considerações sobre o treinamento para a empresa. Mesmo que elas sejam avaliações negativas, mantendo seus comentários anônimos.

Por meio dessas informações, é possível ajustar e propor melhorias para os próximos processos de capacitação.

4. Avaliação média do aprendizado

Esse indicador de treinamento e desenvolvimento é utilizado para medir o quanto do conteúdo ensinado foi realmente absorvido pelos colaboradores. 

Para isso, ao final do treinamento, é necessário aplicar uma prova abordando tudo o que foi tratado durante o curso. Depois, calcular a nota média dos colaboradores.

Para ter dados ainda mais aprofundados, é possível aplicar um teste de aprendizagem antes do treinamento também e, após isso, fazer uma comparação com a nota pós-treinamento.

5. Aproveitamento individual

Esse indicador é responsável por medir o desempenho produtivo do colaborador após o treinamento e a quantidade de participantes que conseguiram desenvolver suas competências para subir de cargo na empresa.

6. Colaboradores alcançados

A intenção aqui é quantificar o número de colaboradores alcançados pela educação corporativa em determinado período de tempo. Para isso, é possível fazer um cálculo baseado na relação entre o total de colaboradores da empresa e o total de colaboradores treinados.

Através do resultado, é possível avaliar a necessidade de adotar estratégias que ampliem esse alcance, expandindo o processo até que todos sejam alcançados.

7. Taxa de treinamento via multiplicadores internos

Estes indicadores de desenvolvimento são responsáveis por responder à seguinte pergunta: qual a porcentagem das horas de treinamento utilizadas pelos colaboradores, para multiplicar o conhecimento adquirido no ambiente de trabalho?

Esse é um dos indicadores de treinamento e desenvolvimento mais relevantes. Afinal, compartilhar o conhecimento dentro da empresa é extremamente benéfico para os negócios.

Dentre os benefícios, estão:

  • Otimização de recursos;
  • Estímulo à multidisciplinaridade;
  • Descentralização do conhecimento.

8. Média de treinamentos por pessoa

A pergunta aqui é: em média, quantos treinamentos cada colaborador teve acesso? Estes indicadores de desenvolvimento são essenciais. 

Isso porque, quanto maior for o acesso dos colaboradores aos treinamentos da empresa, mais capacitados eles estarão para executar as suas atividades, aprender novas funções e contribuir para o crescimento da organização.

Por isso, ofereça cursos que abordam temas variados para que os colaboradores desenvolvam e aprimorem suas competências.

9. Tempo médio de treinamento por pessoa

Esse indicador é responsável por medir a quantidade média de horas dedicadas ao treinamento e capacitação de cada colaborador. Com o resultado dessa análise, é possível comparar o tempo total investido em treinamentos com a quantidade total de horas trabalhadas.

Existem diversas empresas que, anualmente, dedicam uma média de 100 horas de treinamento para cada colaborador. Ou seja, se um funcionário trabalha 2.000 horas em média por ano, o percentual dedicado a treinamentos será de 5%.

10. Valor total investido

Por fim, saber quanto foi investido em treinamento é um indicador de desenvolvimento extremamente importante para a empresa, pois há como saber se houve aumento ou redução em comparação a períodos anteriores.

Esses indicadores também são capazes de verificar se houve retorno sobre o investimento e qual foi o valor. Além disso, é possível dividir o valor total investido pela quantidade total de treinamentos efetuados para descobrir a média de custo de cada treinamento.

Dividindo esse valor pelo total de colaboradores treinados, também é possível descobrir quanto custa, em média, treinar cada colaborador.

Como medir os resultados de treinamentos? 

Determinar quais KPI’s serão estabelecidos é um passo muito importante – esta decisão será capaz de revolucionar as decisões de investimento da companhia na área de treinamento. Já que o principal objetivo dos indicadores de desempenho é impulsionar os resultados e objetivos construídos pela organização.

Para construir bons KPIs, o time deve observar os seguintes aspectos:

Estabeleça objetivos claros

Somente se houver uma clareza com relação aos objetivos, os times de desenvolvedores de conteúdo e designers instrucionais serão capazes de criar um treinamento realmente bem-sucedido.

Descubra onde estão os gaps

Com os objetivos estabelecidos, é hora de identificar onde estão as lacunas de aprendizado e as falhas operacionais que precisam ser corrigidas, para hierarquizar corretamente a abordagem que será feita durante o treinamento.

Vincule os indicadores de desempenho aos objetivos traçados

Os KPI’s precisam estar alinhados aos objetivos da organização e isso precisa ser feito de forma clara e tangível.

Por exemplo, a organização pode estabelecer como objetivo um aumento de 20% nas vendas; um aumento de 35% na retenção de clientes no pós-venda; ou que 75% de seus colaboradores sejam treinados em determinada habilidade em determinado espaço de tempo.

Mantenha o foco

A lista de KPIs deve ser concisa e eficaz. Elencar muitos indicadores fará a organização perder o foco de variáveis importantes e dispensará atenção no momento da avaliação dos resultados dos KPI’s de treinamento.

Avalie os resultados

Estabelecer análises periódicas, para mensuração constante dos dados gerados pelos KPI’s de treinamento, é fundamental para entender o que está dando certo e onde é possível melhorar. Bem como, se o ROI e os prazos estabelecidos ainda estão dentro do programado, por exemplo.

Lembre-se: os KPIs devem ser estruturados para serem ferramentas dinâmicas, capazes de responder imediatamente a mudanças nos objetivos e rumos traçados para o projeto.

Quais são os diferenciais do modelo de avaliação de Kirkpatrick?

Sabemos que os custos de um treinamento são expressos em valores nominais, mas os resultados são frequentemente subjetivos e difíceis de quantificar. Pensando neste desafio, vamos analisar os diferenciais do modelo de avaliação proposto por Donald Kirkpatrick.

Atualmente, existem vários sistemas e métricas para medir e avaliar os resultados de um treinamento. Mas todos têm, em comum, a origem em um artigo publicado por Donald Kirkpatrick em 1975, onde ele estabeleceu seu modelo de avaliação fundamentado em quatro níveis:

Nível 01: Reação

Mensurar a percepção imediata dos participantes do programa de treinamento: o objetivo é avaliar o conteúdo, a didática, a carga horária, a logística, o instrutor, etc., como forma de colher dados para aprimorar o projeto.

É essencial comparar as informações provenientes deste levantamento com o briefing original do treinamento, além de considerar reações mais subjetivas, como engajamento e motivação dos alunos participantes.

Nível 02: Aprendizagem

Avaliar a retenção do aprendizado: as teorias e práticas foram compreendidas e assimiladas pelos participantes? 

Neste ponto, a aplicação de testes se revela fundamental para ilustrar se o treinamento desenvolvido realmente ofereceu os conteúdos e ambientes necessários para um bom aproveitamento da experiência do aprendizado.

Nível 03: Comportamento

Todo treinamento tem, como um de seus principais objetivos, promover uma mudança saudável nas atitudes e condutas dos participantes.

Este nível prevê que, para que esta mudança seja observada, é necessário que:

  • O participante tenha desejo de mudar; 
  • Ele tenha acesso ao conhecimento e ferramentas que o auxiliem; 
  • O ambiente seja receptivo à aplicação do aprendizado; 
  • O participante seja premiado pelos seus resultados. É preciso lembrar que esta avaliação não é imediata à aplicação do treinamento. Pois a maturação de algumas ações de mudança podem levar meses para mostrar seus primeiros sinais.

Nível 04: Resultados

Mensura o retorno financeiro obtido com a ação educativa, estabelecendo se os objetivos foram alcançados dentro das mais diversas áreas de negócio que possam estar envolvidas no projeto: houve aumento de produtividade, de vendas, melhora nos níveis de qualidade, redução de custos, por exemplo? 

É preciso avaliar o impacto do treinamento na vida da organização, mesmo quando os objetivos de treinamento forem subjetivos, como a melhora do clima organizacional, aprimoramento das lideranças, melhorias na comunicação, etc.

Qual a importância da plataforma na criação e mensuração dos resultados de treinamento?

As plataformas de aprendizagem são peças fundamentais que auxiliam as equipes de T&D na mensuração de resultados com base em dados sólidos, visando melhorias na experiência e estratégia da educação corporativa. 

Com a ajuda da tecnologia, é possível monitorar e verificar se seus alunos acessam a plataforma, os formatos de aprendizagem mais acessados e o engajamento dos colaboradores, por exemplo.

Além disso, as análises podem ser mais aprofundadas, com a combinação e detalhamento de dados. Todos esses benefícios contribuem para a avaliação do impacto da estratégia de aprendizagem na organização. 

Agora que você já aprendeu tudo sobre KPI’s de treinamento e como utilizá-los, confira dicas importantes de como estabelecer o ROI do seu treinamento!

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