Leader Educa

O que é um projeto Prince2? Guia sobre a metodologia

Realizar o gerenciamento de projetos de uma empresa é uma das grandes preocupações de muitas organizações. Encontrar uma metodologia que seja reconhecida e comprovada como uma das melhores práticas em gerenciamento de projetos, é essencial para qualquer gestor.

Neste artigo, vamos explorar o que é Prince2, e como essa metodologia é importante para uma gestão de projetos mais eficiente.

Além disso, vamos apresentar a aplicação da metodologia Prince2 que prevê 07 processos bem definidos. Continue a leitura!

O que é um projeto Prince2?

Prince2 (Projects In Controlled Environments) em português Projetos em Ambientes Controlados. Ou seja, essa metodologia prevê a criação de um ambiente controlado com suas etapas bem definidas para um gerenciamento de projetos eficiente. 

O método de gestão de projetos Prince2, cria a possibilidade dos gestores de projetos navegarem por meio dos diversos elementos essenciais para a execução eficiente e bem sucedida de seus projetos.

Qual a diferença entre o Pmbok e Prince2?

Já vimos o que é Prince2, mas e Pmbok o que significa? O Pmbok é o acrônimo de Project Management Body of Knowledge. Em português, Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 

Ou seja, o Pmbok é um guia de conhecimentos criado PMI (Project Management Institute), tendo sua primeira edição lançada no ano de 1996. 

De maneira simples, podemos dizer que a diferença básica entre Pmbok e Prince2 é que a medida em que o primeiro é a estrutura de conhecimentos e diligências do gerenciamento de projetos. O segundo passa a ser a metodologia estruturada, com processos bem definidos, assim como, seus papéis e responsabilidades.

Dessa maneira, tornando-se o método que irá direcionar o gestor e o time do projeto em sua execução.       

Quais são as características do Prince2?

O Prince2 possui cinco características básicas, ter em mente cada uma dessas é de extrema importância, antes de pensar na criação e estruturação de um projeto. Confira a seguir cada uma dessas características: 

1. Mudança

A primeira delas diz respeito a mudanças. A criação e implementação de projetos são os meios de incorporar mudanças, que tem como objetivo a melhoria e aprimoramento de algo.   

2. Temporariedade

É preciso ter em mente a necessidade de uma temporalidade de um projeto, ou seja, é necessário que haja um início e término previamente definido para o projeto

Sendo que a manutenção contínua do determinado projeto, deverá ser posterior, portanto, não é considerada aqui. 

3. Interfuncionalidade 

Um projeto inclui pessoas de múltiplos departamentos da organização, assim como, a inclusão de profissionais que tenham mais experiência que trabalhem bem de forma conjunta

4. Exclusividade

É necessário ter em mente que cada projeto é exclusivo, ou seja, único, pois cada um terá suas particularidades, que irão diferenciá-los dos demais projetos.  

5. Incerteza 

Por conta da interfuncionalidade, os profissionais dos diferentes setores da empresa, podem acabar tendo opiniões que divergem e refletem em diversos aspectos.

Quais são os benefícios do Prince2 para as empresas?

A utilização da metodologia Prince2 proporciona diversos benefícios para as empresas, é possível observar grandes melhorias com a implementação deste método. Confira alguns desses benefícios:

Aprimoramento constante

Por se tratar de uma metodologia que vem sendo aplicada há mais de 30 anos, fez com que este método seguisse em permanente evolução. Pois, o constante feedback obtido através de sua história, transformou Prince2 em uma das metodologias mais eficientes para a criação de projetos.

Dessa forma, sua execução contínua assegura às organizações, aprimorar constantemente diferentes questões dentro de uma empresa.

Aplicação fácil

Uma das coisas que tornam o Prince2 tão versátil e muito utilizado é a sua capacidade de ser aplicada a todo tipo de projeto, isso é, ele pode ser usado em diferentes lugares e tipos de empresa. 

Sendo aplicadas desde a preparação de uma reunião, até coisas mais complexas como um projeto de TI. O Prince2 tem como sua principal característica ser um guia para a criação de projetos com mais controle e eficiência.  

Prestação de contas

O Prince2 proporciona que a estruturação de prestação de contas e responsabilidades sejam bem definidas. Assim, todos os envolvidos no projeto devem ter em mente suas responsabilidades, e como cada um deve desenvolvê-las.

Prazos e custos são devidamente estruturados, ajudando na comprovação do ROI durante o período de execução do projeto, sem que seja preciso esperar que este termine para saber se os resultados são os esperados. 

Proporcionando que caso os resultados durante qualquer uma das etapas do projeto não possa ser atingido, este seja interrompido.  

Gestão de problemas

O método Prince2, se utiliza da metodologia de Gerenciamento por Exceção, isso quer dizer, através desta metodologia é possível lidar com qualquer um dos problemas que surgirem durante um projeto.

Dessa forma, permite que o gerente de nível superior gerencie o de nível inferior, proporcionando uma melhor otimização das etapas.   

Quais são as certificações disponíveis do Prince2?

O Prince2 tem seus direitos autorais pertencentes à coroa britânica, ficando a cago da APM Group realizar toda manutenção para que a qualidade da metodologia seja mantida, esta qualidade é atestada através de certificações em três níveis de conhecimento diferentes.   

Nível 1: Prince2 Foundation

O primeiro nível de certificação confirma os conhecimentos e a capacidade que o profissional possui para utilizar de modo correta, a metodologia do Prince2. Tendo como objetivo que o profissional aprenda a atuar em um projeto como um membro da equipe.

Nível 2: Prince 2 Practitioner

O segundo nível de certificação diz respeito à capacidade do profissional de aplicar a metodologia Prince2 em projetos dentro da empresa. 

Esta certificação confirma que o profissional tem os conhecimentos necessários para utilizar e adaptar o método em diferentes projetos. Sendo eles de grau de complexidade distintos, mais simples ou mais complexos.       

Para atingir o nível dois, é preciso ter o certificado do Prince2 Foundation.

Nível 3: Prince 2 Professional

Para atingir o último nível do método Prince2 o profissional deverá demonstrar sua capacidade de implantar a metodologia na gestão de projetos

Portanto, é imprescindível que o profissional comprove que todas as etapas do método foram cumpridas na realização do projeto. 

Assim como anteriormente, para obter esta certificação é preciso obter o Prince2 Practitioner primeiramente.  

Como funciona a metodologia Prince2?

A metodologia Prince2 é guiada através de princípios, temas e processos, estes são os guias que os profissionais precisam para compreender melhor como o método funciona e aplicá-lo corretamente.

Dessa forma, será possível realizar todo o planejamento estratégico de maneira mais inteligente e eficiente.   

7 princípios

Para compreender melhor a metodologia Prince2, é preciso primeiramente ter em mente os sete princípios básicos do método. Veremos agora cada um deles: 

Justificativa continuada de negócios 

Em primeiro lugar é preciso justificar de forma clara e lucrativa as razões para a criação do projeto, ou seja, os objetivos a serem alcançados com a execução e gerenciamento do mesmo.

Aprender com as experiência 

A aprendizagem nunca é algo a ser descartado, projetos fracassados ou bem sucedidos são um ponto importante para a equipe de gerenciamento, pois esta deve sempre procurar aprender com a experiência.  

Responsabilidades definidas 

Ao estruturar uma equipe multi departamental para a realização de um projeto através do método Prince2, é necessário que todas as atribuições estejam bem claras e que cada membro conheça suas atividades. Garantindo a organização do projeto e o engajamento da equipe. 

Gerenciamento por etapas 

Com as responsabilidades bem definidas, o próximo passo é o gerenciamento por etapas. Os projetos necessitam de bom planejamento, monitoramento e que cada etapa do processo seja controlada

Gerenciamento por exceção 

Ao utilizar o gerenciamento por exceção será possível identificar problemas que surgirem durante as etapas do projeto e assim, atribuir a quantidade adequada de trabalho para cada membro da equipe.  

Foco no produto  

Ter uma ampla dimensão do produto ou serviço a serem desenvolvidos é imprescindível.

Portanto, é essencial ter uma atenção maior na definição e entrega do produto ou serviço a ser desenvolvido, com todos os requisitos de qualidade que sustentem a realização do mesmo.  

Adaptação ao ambiente

Um ponto muito importante para Prince2, diz respeito a adaptação do método de forma adequada ao ambiente do projeto. 

Dessa forma, é preciso levar sempre em consideração o tamanho, a importância, as complexidades, a capacitação, além das necessidades de controle, riscos e questões hierárquicas da empresa.

7 temas

Os temas tem como objetivo estabelecer se o projeto é realmente necessário, viável e se há a possibilidade de realizá-lo. Veremos agora cada passo: 

Business case  

Em primeiro lugar é necessário que seja criado e mantido o registro da justificativa financeira do projeto.  

Organização  

Todo projeto deve ser bem organizado, com as responsabilidades e atividades bem definidas para cada um dos membros da equipe. É necessário que todos tenham em mente quais são as suas atribuições e contribuições para o projeto.   

Qualidade  

A qualidade diz respeito aos requisitos e as medidas, que serão os parâmetros para a realização do projeto. Este se refletirá no resultado final do mesmo. 

Planos 

A planificação de todas as etapas a serem desenvolvidas é de extrema importância, assim como as técnicas que devem ser usadas no desenvolvimento do projeto, tudo deve ser bem planejado e definido. 

Risco

Realizar a identificação de riscos e oportunidades que podem impactar o projeto de maneira decisiva.  

Mudança

Durante a execução do projeto pode haver a necessidade de algum tipo de mudança, cabe então ao gerente do projeto realizar a avaliação e agir sobre as mudanças necessárias ao longo do projeto.     

Progresso 

Quanto ao progresso, este diz respeito à forma como o projeto deverá prosseguir ao término de cada etapa. O final de cada etapa é o momento em que o gerente do projeto realiza a avaliação de desempenho e se o projeto ainda é viável.      

7 processos

A aplicação da metodologia Prince2 prevê sete processos bem definidos. Veremos agora cada passo:

Starting up a Project

Este é o primeiro processo da metodologia e define quais os pré-requisitos para o início do projeto, ao responder a seguinte pergunta: “Este projeto é viável e trará bons resultados?”.

Neste processo, a equipe é nomeada e dentre as principais atividades incluem a nomeação de um executivo e um gerente de projeto; definição e preparação de um business case e planejamento da próxima fase (iniciação).

Initiating a Project

Nesta etapa o principal desafio é obter a maior quantidade possível de informações para elaborar as estratégias que guiarão os trabalhos adiante

Neste momento, a equipe deve preparar e determinar quais serão as estratégias de gerenciamento de risco, qualidade e comunicação, além de definir quais serão as ferramentas de controle e formatar o Documento de Iniciação do Projeto.

Directing a Project

Este processo é uma constante durante todo o ciclo de vida do projeto. Neste espaço são tomadas as decisões a respeito do desenvolvimento do projeto. Além disso, são analisadas as questões sobre as exceções observadas durante a implantação e desenvolvimento.

É um trabalho constante de monitoramento e direcionamento de esforços e recursos para garantir a plena execução do que foi planejado.

Controlling a Stage

A metodologia Prince2 trabalha com a divisão de um projeto em estágios, de forma que cada um seja analisado e controlado individualmente. 

Este é o processo que reúne as atividades de controle e monitoramento de todos os estágios, municiando a organização de relatórios completos que permitem avaliar a evolução dos trabalhos, podendo determinar ações corretivas.

Managing Stage Boundaries

Se o processo anterior acompanha o que será feito em cada estágio, o processo que estamos conhecendo agora atua nos limites entre uma etapa e outra. 

Dessa forma, garante que o planejamento tenha sido executado conforme definido, trazendo mais informações para analisar a viabilidade e auxiliar na entrega para o próximo estágio.

Managing Product Delivery

O principal objetivo deste processo é garantir que todas as partes envolvidas na execução do trabalho (líderes, colaboradores, fornecedores internos e externos, etc.) tenham compreendido o projeto. Além disso, deve certificar que os produtos sejam criados e entregues dentro das expectativas e prazos acordados.

Closing a Project

Da mesma forma que o Prince2 prevê o início, também prevê o encerramento formal de um projeto. 

O objetivo deste processo é garantir um final controlado e organizado, permitindo analisar se todos os objetivos estipulados no Documento de Iniciação foram alcançados. 

Ele também estabelece as ferramentas de acompanhamento e revisão sobre o que foi realizado, liberando a alocação de recursos para outras finalidades.

Portanto, o Prince2 proporciona que a empresa que o utiliza tenha uma rotina de trabalho, criação e desenvolvimento de projetos mais eficientes e assertivos.

O compartilhamento do conhecimento é uma outra questão de muita importância dentro de uma organização, saiba mais sobre os multiplicadores de conhecimento e entenda a sua importância.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Rolar para cima
×